close

  • Być wiernym Ojczyźnie mej, Rzeczypospolitej Polskiej

     

  • APOSTILLE I LEGALIZACJA DOKUMENTU URZĘDOWEGO

  • Legalizacja (uwierzytelnienie) dokumentu służy nadaniu dokumentowi urzędowemu wydanemu w danym państwie cech pozwalających na jego uznanie w państwie trzecim. Legalizacji dokonuje się jeżeli dokument urzędowy sporządzony w danym państwie ma zostać wprowadzony do obrotu prawnego na terytorium innego państwa.

     

    W przypadku Państw-Stron Konwencji znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, sporządzonej w Hadze dnia 5 października 1961 roku (Dz.U. z 2005 r. poz. 938), uwierzytelnienia dokonuje się w wyznaczonym urzędzie państwa, z którego pochodzi dokument, poprzez opatrzenie dokumentu klauzulą, zwaną również pieczęcią, apostille.

     

    Aktualny wykaz państw będących stroną konwencji haskiej z 5 października 1961 roku dostępny jest na stronie internetowej poświęconej konwencjom haskim.


    Wykaz urzędów upoważnionych do wystawiania apostille dostępny jest również na stronie internetowej poświęconej konwencjom haskim.

     

    W przypadku państw niebędących stroną konwencji haskiej z 5 października 1961 roku, legalizacja następuje w urzędzie konsularnym państwa, na którego terytorium ma zostać użyty dany dokument urzędowy, akredytowanego na terytorium państwa, z którego dokument pochodzi. W Polsce polskie dokumenty urzędowe na potrzeby ich uznania w innych państwach legalizuje i wydaje apostille Dział Legalizacji w Ministerstwie Spraw Zagranicznych (Al. J. Ch. Szucha 21, Warszawa).


    Stany Zjednoczone są stroną konwencji haskiej z 5 października 1961 roku.

     

    W Stanach Zjednoczonych możliwe jest uzyskanie klauzuli „apostille" na trzech różnych poziomach,
    w zależności od tego jakie organy sporządziły lub potwierdziły określony dokument.

     

    Właściwymi w tym zakresie urzędami są:

    • dokumenty sporządzone przez organy federalne:

        Office of Authentications

        U.S. Department of State

        600 19th Street, NW

        Washington, DC 20006

        Tel. 202-485-8000

       

       

       Adres do korespondencji:

      Office of Authentications

      U.S. Department of State

      CA/PPT/S/TO/AUT

      44132 Mercure CIR PO BOX 1206 Sterling, VA 20166 1206
      strona internetowa:  https://travel.state.gov/content/travel/en/legal-considerations/judicial/authentication-of-documents/office-of-authentications.html

       

    • dokumenty sporządzone przez sądy – Sekretarz lub Zastępca Sekretarza Sądów Federalnych
    • dokumenty sporządzone przez władze stanowe lub władze innych terytoriów Stanów Zjednoczonych (wraz z dokumentami wykonanymi przed notariuszem publicznym):  najczęściej Sekretarze Stanu lub Zastępcy Sekretarzy Stanu w poszczególnych stanach.

     

    Lista urzędów uprawnionych do wydawania apostille działających w okręgu konsularnym Konsulatu Generalnego RP w Chicago:

     

    Illinois 

    Office of the Secretary of State

    17 N. State, Suite 1137

    Chicago, IL 60602

    Tel. (312) 793-2556

    http://www.cookcountyclerk.com/vitalrecords/authenticatingnotaries/Pages/default.aspx

     

    Office of the Secretary of State

    Department of Index

    111 E. Monroe Street

    Springfield, IL 62756

    Tel. (217) 782-7017

    http://www.cookcountyclerk.com/vitalrecords/authenticatingnotaries/Pages/default.aspx

     

    Indiana

    Indiana Secretary of State

    Authentication Department

    302 W. Washington Street, Room E-018

    Indianapolis, IN 46204

    Tel. (317) 232-2677

    http://www.state.in.us/sos/business/2377.htm

     

    Iowa

    Secretary of State,

    1st Floor Lucas Building,

    Des Moines, Iowa 50319

    Tel. 515-281-5204

    www.sos.state.ia.us 

    karen@sos.state.ia.us

     

    Michigan

    Department of State

    Office of the Great Seal

    7064 Crowner Boulevard

    Lansing, MI 48918

    Tel.  517-373-2531

    http://www.michigan.gov/sos 

     

    Minnesota

    Minnesota Secretary of State

    180 State Office Building

    100 Rev. Dr. Martin Luther King Jr. Boulevard

    Saint Paul, MN 55155-1299

    1-800-627-3529

    customer.services@state.mn.us 

    http://www.sos.state.mn.us/notary-apostille/apostille-authentication/

     

    Missouri

     Secretary of State's Office

     600 West Main, Room 367

     Jefferson City, MO 65101

     Tel. 573-751-4936

    https://s1.sos.mo.gov/Business/Notary/notary/certify

     

    Nebraska

    Nebraska Secretary of State

     Notary Division

     PO Box 95104

     Lincoln, NE 68509

     Tel. (402)471-2554

    www.sos.state.ne.us/business/notary/ 

     

    North Dakota

    Secretary of State

    State of North Dakota

    600 E Boulevard Ave Dept 108

    Bismarck ND 58505-0500

    Tel. 701-328-2900

    Toll Free: 800-352-0867

    Fax: 701-328-2992

    Email: sos@state.nd.us

    www.state.nd.us/sec 

     

    South Dakota

    South Dakota Secretary of State

    Capitol Building

     500 East Capitol Avenue Ste 204

     Pierre SD 57501-5070

     Tel. 605-773-3539

     www.sdsos.gov/aa/

     sdsos@state.sd.us 

     

    Wisconsin

    Secretary of State-Certification Desk

    PO Box 7848

    Madison WI 53707-7848

    Tel. 608-266-5503

    www.sos.state.wi.us/apos_process_policy.htm 

    www.sos.state.wi.us/pdf/certificate_request_form.pdf  

     

    Lista urzędów uprawnionych do wydawania apostille działających w innych stanach USA dostępna jest na stronie internetowej: http://www.hcch.net/index_en.php?act=authorities.details&aid=353  

     

    Lista urzędów uprawnionych do wydawania apostille działających w innych państwach dostępna jest na stronie internetowej: http://www.hcch.net/index_en.php?act=conventions.authorities&cid=41   

     

     

    W celu usprawnienia obrotu prawnego niektóre kategorie dokumentów zostały całkowicie zwolnione z obowiązku legalizacji. W szczególności pewne uproszczenia przyjęto w stosunku do aktów stanu cywilnego przyjmując:

     

    • Konwencję nr 16 sporządzoną w Wiedniu 8 września 1976 roku dotyczącą wydawania wielojęzycznych odpisów skróconych aktu cywilnego (Dz.U. z 2004 roku, Nr 166, poz. 1735), która zwalnia od obowiązku tłumaczenia i legalizacji odpisy wielojęzyczne wydane przez Państwa-Strony Konwencji;
    • Konwencję nr 17 sporządzoną w Atenach 15 września 1977 roku dotyczącą zwolnienia od legalizacji niektórych aktów i dokumentów z zakresu rejestracji stanu cywilnego (Dz.U. z 2003 roku, Nr 148, poz. 1446), która zwalnia od obowiązku legalizacji akta stanu cywilnego wydane przez Państwa-Strony Konwencji (niezależnie od tego czy odpis został wydany na druku międzynarodowym czy miejscowym).

     

    Akta stanu cywilnego zwolnione od obowiązku legalizacji i tłumaczenia na podstawie Konwencji nr 16 pod warunkiem, że zostały sporządzone na odpisie wielojęzycznym

    Akta stanu cywilnego zwolnione od obowiązku legalizacji na podstawie Konwencji nr 17 (Konwencja nie zwalnia od obowiązku przedłożenia tłumaczenia przysięgłego)

    Niemcy, Austria, Belgia, Hiszpania, Francja, Włochy, Luksemburg, Holandia, Portugalia, Szwajcaria, Turcja, Słowenia, Chorwacja, Litwa, Macedonia, Serbia, Czarnogóra, Mołdawia, Estonia, Rumunia, Bułgaria, Bośnia i Hercegowina

    Austria, Hiszpania, Francja, Włochy, Luksemburg, Holandia, Portugalia, Turcja, Grecja

     

     

     

    Podstawa prawna:

    • Konwencja znosząca wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, sporządzona w Hadze dnia 5 października 1961 roku (Dz.U. z 2005 r. poz. 938);
    • Konwencja nr 16 sporządzonej w Wiedniu 8 września 1976 roku dotyczącej wydawania wielojęzycznych odpisów skróconych aktu cywilnego (Dz.U. z 2004 r. poz. 1735);
    • Konwencja nr 17 sporządzonej w Atenach 15 września 1977 roku dotyczącej zwolnienia od legalizacji niektórych aktów i dokumentów z zakresu rejestracji stanu cywilnego (Dz.U. z 2003 r. poz. 1446);
    • Ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. Prawo konsularne (Dz. U. z 2015 r. poz. 1274, z późn. zm.);

    Ustawa z dnia 17 listopada 1964 roku Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. z 2016 r. poz. 1822, z późn. zm.).

    Drukuj Drukuj Podziel się treścią: